Alfstore Extract&Report – L’outil de suivi de l’utilisation d’Alfresco

26 Oct 2017 | Actualités

Le suivi de l’utilisation de l’entrepôt Alfresco est un élément important de la gestion d’un entrepôt documentaire. Cela permet notamment de suivre l’activité des utilisateurs, d’obtenir des tendances (comme par exemple l’évolution de la taille de l’entrepôt) et ainsi de définir des projections.

Ces projections vont ainsi aider à mieux gérer l’allocation de ressources (disque, CPU, mémoire) et permettre la prévision d’évolution de la plateforme.

Les informations que doit remonter un système de suivi de l’utilisation sont :

  • Informations de suivi de la contribution (nombre de création, modification, suppression de documents / répertoires / sites) et sur l’évolution de la taille de l’entrepôt (nombre de versions, taille des documents)
  • Informations de suivi de l’utilisation des documents : nombre de consultation
  • Informations de suivi des connexions

 

Il existe plusieurs solutions sur le marché permettant de mettre en œuvre une solution de suivi de l’utilisation de l’entrepôt Alfresco. Cependant, nous avons constaté que ces solutions n’étaient pas satisfaisantes en raison de leur coût important, de ressources nécessaires très importantes, de la couverture partielle des utilisations (par exemple, prise en compte uniquement des actions faites via l’interface Alfresco Share) ou de fonctionnalités manquantes ou non fonctionnelles (calcul de la taille globale de l’entrepôt).

 

A partir de ce constat, nous avons décidé de proposer une solution :

  • Simple à utiliser : une interface web permet de consulter les différentes statistiques d’utilisation. Cette application est compatible avec différents terminaux (Poste de travail, terminaux mobiles).
  • Evolutive : l’utilisation de composants standard Alfresco permet à notre solution d’être compatible avec les versions Alfresco supérieures à la version 4.2 et avec les versions futures,
  • Scalable : l’architecture technique de notre solution est scalable et évolutive. Les serveurs Alfresco existants peuvent être réutilisés et si nécessaire peut être déployée sur un serveur tiers.
  • Simple à mettre en œuvre
  • Couvrant l’ensemble des interfaces Alfresco  : les actions faites sur l’entrepôt sont prises en compte quelque-soit l’interface utilisée (interface web, services web (REST & CMIS), interfaces serveur de fichiers (CIFS, FTP) )

 

Notre solution s’appuie sur les composants suivants :

Le service d’audit Alfresco Il est utilisé pour collecter les informations sur les nœuds de l’entrepôt sur lesquels une action utilisateur est effectuée
Une base noSql MongoDB Elle sert de stockage pour les informations collectées
Un service web REST Alfresco Il est utilisé pour extraire les informations collectées par le service d’audit et les insérer dans la base MongoDB.
Une application web Elle comprend des services web REST permettant d’interroger la base de données MongoDB et une interface web permettant consulter, sous la forme de tableaux et de graphes, les informations collectées.
Des actions Share Elles permettent d’obtenir les informations collectées pour un nœud de l’entrepôt.

 

Le schéma ci-dessous représente les interactions entre ces composants :

  1. Les utilisateurs effectuent des actions sur l’entrepôt. Ces actions sont capturées par le service d’audit Alfresco
  2. Un export dans la base MongoDB des données collectées par le service d’audit est fait une fois par jour
  3. Les statistiques d’utilisation peuvent être consultées à partir d’une application web
  4. A partir de l’interface Alfresco Share, il est possible de consulter les actions faites sur un nœud de l’entrepôt

Les informations obtenues pour chaque action faite sur l’entrepôt sont les suivantes :

  • Type d’action (connexion, création, modification, suppression, …)
  • Date et heure de l’action
  • Identifiant de connexion de l’utilisateur
  • Nom / prénom de l’utilisateur
  • NodeRef du nœud sur lequel l’action a été faite
  • Type Alfresco
  • Type de base (Document / Dossier)
  • Emplacement
  • Nom
  • Type Mime
  • Taille du document
  • Taille du document ( incluant la taille des versions )
  • Nombre de versions
  • Localisation ( Entrepôt / Site Share )
  • ID du site Share

Ces informations permettent de générer les statistiques suivantes et permettent d’avoir une vue d’ensemble des actions effectuées sur l’entrepôt ou sur un site Share particulier pour une période donnée :

  • Evolution du nombre de connexions (uniquement pour l’entrepôt)
  • Evolution du nombre de consultation et liste des utilisateurs faisant le plus de consultations
  • Evolution du nombre de créations, de modifications, de suppressions par type (document / dossier) et liste des utilisateurs ayant le plus contribués
  • Evolution de la taille de l’entrepôt sur cette période

Alfstore Extract&Report sera disponible à la vente à compter du 1 Décembre 2017.

Contactez-nous pour une présentation.

Cette nouvelle fonction d’analyse comblera nos utilisateurs les plus exigeants tant par sa puissance que sa facilité de mise en oeuvre. Le tarif auquel nous la proposons en fera un incontournable de toute organisation désireuse de réellement comprendre COMMENT sa GED est utilisée.

Philippe Trungel

Directeur de la BU ECM, Alfstore

Share This